RESPONSABILE AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE

La società gestisce una struttura alberghiera con ristorante annesso, oltre a un portafoglio di unità accessorie che comprende alcune staff house per il personale, un ufficio esterno, un immobile a uso magazzino e parcheggio e alcuni appartamenti destinati ad affitti brevi. L'ufficio amministrativo risponde direttamente al General Manager.

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Leadership e organizzazione dell'ufficio amministrativo

• È responsabile della struttura, dell'organizzazione e del coordinamento dell'ufficio amministrativo, assicurando la corretta distribuzione dei carichi di lavoro e il rispetto delle scadenze, anche nei periodi di maggiore stagionalità;
• Definisce priorità, procedure e modalità operative dell'ufficio, garantendo continuità di servizio anche in caso di assenze o picchi di attività;
• Partecipa alla selezione, formazione e valutazione delle risorse del proprio team, in collaborazione con la Direzione;
• È il referente unico della funzione amministrativa nei confronti del General Manager, a cui riporta direttamente;
• Garantisce l'aggiornamento e il rispetto delle procedure di controllo interno relative a tutte le attività amministrative e contabili della struttura.

Contabilità generale, adempimenti e compliance

• Gestisce quotidianamente le attività amministrative e contabili di tutte le unità della società (hotel, ristorante, staff house, ufficio esterno, magazzino/parcheggio, appartamenti in affitto breve);
• Coordina i rapporti con lo studio commercialista, banche, fornitori e altri interlocutori esterni, predisponendo e trasmettendo la documentazione necessaria alla corretta tenuta della contabilità;
• Garantisce il rispetto delle scadenze fiscali, amministrative e contrattuali, in collaborazione con i consulenti di riferimento;
• Gestisce il ciclo attivo e passivo (fatturazione, incassi, pagamenti fornitori, autorizzazioni, corretta imputazione dei costi), assicurando i controlli e le riconciliazioni tra incassi, pagamenti, fatturazione e registrazioni contabili;
• Monitora quotidianamente i flussi di cassa e bancari, predisponendo e aggiornando lo scadenziario amministrativo e finanziario della struttura;
• Collabora alla predisposizione della documentazione necessaria per audit, controlli e verifiche fiscali e amministrative;
• Garantisce la corretta gestione, archiviazione e riservatezza di tutta la documentazione amministrativa, contabile, economica e finanziaria.

Contabilità industriale e controllo di gestione

• Predispone ed è responsabile della contabilità industriale della struttura, con rilevazione e analisi dei costi per centro di costo/reparto (rooms, F&B, altre unità);
• È responsabile della predisposizione, gestione e controllo del budget annuale e dei forecast infra-annuali, tenendo conto della stagionalità dei flussi (occupazione camere, coperti ristorante);
• Monitora i principali indicatori di performance economica della struttura (RevPAR, ADR, occupazione, food cost, labor cost, margine operativo per reparto), evidenziando scostamenti rispetto al budget e ai periodi precedenti;
• Predispone report periodici e dashboard gestionali su costi, ricavi, marginalità, cash flow e principali KPI economico-finanziari, a supporto delle decisioni della Direzione;
• Individua tempestivamente eventuali anomalie, inefficienze o aree di miglioramento nella gestione dei costi, proponendo interventi correttivi.

Gestione del magazzino F&B

• È responsabile del controllo del magazzino F&B, attività considerata particolarmente critica in ragione dei volumi gestiti dal reparto ristorazione;
• Supervisiona il processo di approvvigionamento, ricevimento merci, valorizzazione delle rimanenze e gestione degli inventari periodici (fisici e a sistema);
• Effettua il confronto tra food cost teorico e food cost effettivo, individuando e analizzando gli scostamenti e le relative cause (sprechi, differenze di ricevimento, errori di imputazione);
• Coordina con il reparto F&B le procedure di controllo su ordini, ricevimento, consumo e fatturazione, garantendo la coerenza tra magazzino e contabilità;
• Predispone report periodici sull'andamento del magazzino e del food cost, segnalando tempestivamente alla Direzione eventuali criticità.

Gestione amministrativa del patrimonio immobiliare e delle unità accessorie

• Gestisce dal punto di vista amministrativo e contabile gli asset accessori della società: le staff house, l'ufficio esterno e l'immobile a uso magazzino/parcheggio (utenze, contratti di manutenzione, assicurazioni, adempimenti);
• È responsabile della gestione amministrativa degli appartamenti di lusso destinati ad affitti brevi, incluse la riconciliazione degli incassi provenienti dalle piattaforme di prenotazione (OTA), la fatturazione, la gestione dei costi di pulizia/turnover e i relativi aspetti fiscali specifici delle locazioni brevi;
• Monitora costi e ricavi di ciascuna unità accessoria, integrandoli nella reportistica economica complessiva della società;
• Supporta la gestione amministrativa dei contratti relativi a tutte le unità immobiliari, monitorandone le relative scadenze.

Interfaccia con la funzione Risorse Umane

• Si coordina con il/la Responsabile HR (figura distinta all'interno dell'organizzazione) per tutte le attività amministrative connesse alla gestione del personale, fornendo il supporto contabile necessario;
• Garantisce la corretta imputazione contabile del costo del personale per reparto e la riconciliazione tra costo del lavoro a budget e a consuntivo, sulla base dei dati forniti dalla funzione HR;
• Assicura un flusso informativo efficace tra ufficio amministrativo e funzione HR per la corretta rilevazione contabile di retribuzioni, contributi e altri costi del personale;
• Collabora con la funzione HR per la corretta gestione amministrativo-contabile degli alloggi del personale nelle staff house (costi, utenze, imputazione);
• Non ha responsabilità diretta sui processi di gestione del personale (selezione, contrattualistica, presenze, turni, procedimenti disciplinari), che restano in capo alla funzione HR.

Reporting e supporto alla Direzione

• È il principale punto di riferimento operativo del General Manager per tutte le attività amministrative, finanziarie e di controllo di gestione;
• Trasforma i dati amministrativi e gestionali in informazioni chiare e utili al processo decisionale, segnalando tempestivamente eventuali criticità economiche o finanziarie;
• Supporta la Direzione nell'implementazione e nel miglioramento continuo delle procedure amministrative e dei sistemi di controllo interno;
• Garantisce la massima riservatezza nella gestione di dati economici, finanziari, aziendali e relativi al personale.

Job Requirements

• Esperienza di almeno 5 anni in ruoli di responsabilità amministrativa e di controllo di gestione;
• Esperienza pregressa nella gestione e nel coordinamento di un team;
• Conoscenza di base dei principali aspetti amministrativi della gestione del personale (costo del lavoro, buste paga, presenze), sufficiente a garantire un'interfaccia efficace con la funzione HR;
• Esperienza nella gestione del ciclo attivo e passivo, della fatturazione, dei pagamenti, degli incassi e delle riconciliazioni bancarie;
• Ottima conoscenza di Excel e dei principali strumenti informatici; preferibile conoscenza di software gestionali alberghieri, ERP e sistemi contabili;
• Ottime capacità organizzative, di leadership e di gestione delle priorità in un contesto con più unità di business e forte stagionalità;
• Precisione, affidabilità, riservatezza e attenzione ai dettagli;
• Capacità analitiche e forte dimestichezza con numeri e dati economico-finanziari;
• Approccio proattivo, orientato alla soluzione dei problemi e capace di lavorare in autonomia;
• Ottime capacità relazionali e di comunicazione, anche nei confronti della Direzione e di interlocutori esterni;
• Buona conoscenza della lingua italiana e della lingua inglese;
• Costituisce un elemento preferenziale, ma non un requisito indispensabile, l'esperienza nella gestione di magazzino F&B e nel controllo del food cost.

Cerchiamo una persona con solida esperienza amministrativa e gestionale, in grado di assumere la piena responsabilità dell'ufficio amministrativo di una struttura alberghiera complessa, multi-unità e ad elevata stagionalità.

La persona dovrà saper guidare il team dell'ufficio amministrativo, garantendo il pieno controllo dei processi amministrativi, contabili e di controllo di gestione della società: dalle fatture agli incassi, dai pagamenti alle riconciliazioni, dal magazzino F&B alla gestione amministrativa del patrimonio immobiliare accessorio.

La gestione delle Risorse Umane (selezione, contrattualistica, presenze, turni, procedimenti disciplinari) è affidata a una figura distinta (Responsabile HR); il/la Responsabile Amministrazione e Controllo di Gestione dovrà comunque garantire una stretta collaborazione con questa funzione, assicurando la corretta rilevazione contabile del costo del personale e un flusso informativo efficace tra i due ruoli.

È fondamentale un approccio manageriale e proattivo: il/la Responsabile dovrà saper organizzare il lavoro del proprio team, individuare autonomamente anomalie e inefficienze, coinvolgere gli interlocutori corretti (Direzione, consulenti, fornitori, banche, funzione HR) e seguirne la risoluzione fino alla chiusura.

Il/la Responsabile Amministrazione e Controllo di Gestione dovrà essere un partner affidabile per il General Manager, capace di trasformare i dati amministrativi e gestionali in informazioni chiare e utili per le decisioni, con particolare attenzione al controllo dei costi — in primis il magazzino F&B — e alla marginalità della struttura. xlwpduy

Completano il profilo leadership, riservatezza, senso di responsabilità, precisione, autonomia e capacità di lavorare in un ambiente dinamico e stagionale.