PORTINERIA / RECEPTION

Job description

Descrizione del ruolo

Il ruolo di Portineria / Reception è essenziale per garantire un’accoglienza efficiente e professionale all’interno dell’azienda situata a Cortemaggiore. Questa posizione rappresenta il primo punto di contatto per visitatori, clienti e dipendenti, assicurando una comunicazione chiara e un ambiente organizzato. Il candidato selezionato sarà responsabile della gestione delle attività di front office, contribuendo al corretto svolgimento delle operazioni quotidiane e fornendo supporto amministrativo al team.

Principali responsabilità

• Accogliere e registrare visitatori, fornendo informazioni precise e indirizzandoli ai reparti competenti.

• Gestire le chiamate telefoniche in entrata, smistando le comunicazioni in modo tempestivo ed efficace.

• Coordinare la ricezione e la distribuzione della posta e dei pacchi.

• Monitorare l’accesso agli edifici, garantendo la sicurezza e il rispetto delle procedure aziendali.

• Supportare le attività amministrative di base, inclusa la gestione documentale e la compilazione di report.

• Collaborare con i vari reparti per facilitare la comunicazione interna e risolvere eventuali problematiche.

• Mantenere l’area reception ordinata, accogliente e professionale.

Requisiti richiesti

• Conoscenza operativa di strumenti informatici quali software per la gestione chiamate, posta elettronica e programmi di videosorveglianza.

• Esperienza pregressa in ruoli di accoglienza o front office sarà considerata un valore aggiunto.

• Capacità nell’utilizzo di sistemi di registrazione visitatori e gestione accessi.

• Conoscenza delle procedure di sicurezza aziendale e delle normative sulla privacy.

• Eccellenti competenze comunicative e organizzative.

• Attitudine al lavoro autonomo e in team, mantenendo sempre un comportamento professionale.

Requirements

La giornata tipo del Portineria / Reception inizia con l'apertura dell'area accoglienza, assicurando che lo spazio sia ordinato e professionale per ricevere visitatori, clienti e dipendenti. Durante la giornata, il ruolo prevede l'accoglienza e la registrazione puntuale dei visitatori, fornendo informazioni chiare e indirizzandoli ai reparti competenti. La gestione delle chiamate telefoniche in entrata è costante, con lo smistamento tempestivo delle comunicazioni per garantire un flusso informativo efficiente. Il Portineria / Reception coordina inoltre la ricezione e distribuzione della posta e dei pacchi, mantenendo un controllo rigoroso sull'accesso agli edifici per garantire la sicurezza e il rispetto delle procedure aziendali. La collaborazione con i vari reparti è quotidiana, facilitando la comunicazione interna e risolvendo eventuali problematiche che possono emergere. Il supporto amministrativo comprende la gestione documentale e la compilazione di report, attività svolte con attenzione e precisione. La giornata si conclude con la verifica dell'area reception, assicurando che rimanga accogliente e funzionale. Nel corso della giornata, il Portineria / Reception accoglie visitatori registrandoli tramite sistemi dedicati, rispondendo a domande e indirizzandoli correttamente. Gestisce le chiamate telefoniche utilizzando software specifici, smistando le comunicazioni in modo efficace e risolvendo eventuali richieste o problemi al primo contatto. Coordina la ricezione della posta e dei pacchi, organizzandone la distribuzione interna e segnalando eventuali anomalie. Monitora gli accessi agli edifici attraverso sistemi di videosorveglianza e controllo, garantendo il rispetto delle normative di sicurezza e privacy. Supporta le attività amministrative di base, come la gestione documentale e la preparazione di report, collaborando con i team interni per facilitare la comunicazione e risolvere problemi operativi. In situazioni di emergenza o imprevisti, prende decisioni rapide per mantenere l'ordine e la sicurezza dell'ambiente di lavoro. Il ruolo richiede una conoscenza operativa di software per la gestione delle chiamate, posta elettronica e programmi di videosorveglianza, oltre a sistemi di registrazione visitatori e controllo accessi. È fondamentale avere esperienza pregressa in ruoli di accoglienza o front office, che conferisca competenze comunicative ed organizzative eccellenti. La conoscenza delle procedure di sicurezza aziendale e delle normative sulla privacy è indispensabile per garantire un ambiente protetto e conforme. Il candidato deve dimostrare attitudine al lavoro autonomo e in team, mantenendo sempre un comportamento professionale e orientato al servizio. La capacità di gestire situazioni complesse con calma e precisione rappresenta un valore aggiunto per affrontare le sfide quotidiane del ruolo.