Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa

Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa

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Obiettivo del ruolo

Posizionata presso la Sede di Milano, la risorsa lavora per i paesi del Medio Oriente e del Nord Africa. I paesi di riferimento sono: Libano, Syria, Giordania, Lybia/Tunisia. Assicura, sotto la propria responsabilità, il coordinamento, la gestione, la formazione e il supporto di tutte le attività amministrative condotte a livello dei paesi della Regione.

Responsabilità del ruolo

L'Amministratore/Amministratrice Regionale è incaricato/a di:

• 
  
• Controllare la corretta esecuzione delle attività amministrative dei paesi e dei progetti, nonché supportare le attività degli Amministratori Paese nei propri ambiti di competenza e in conformità con le procedure, i manuali e i regolamenti di COOPI, oltre che con le regole contrattuali previste dai diversi finanziatori.
  
• Assicurarsi che gli Amministratori Paese garantiscano il trattamento e la trasmissione dei rapporti e della modulistica di pertinenza e, se necessario, intervenire prendendo le adeguate misure correttive.
  
• Approvare i rapporti finanziari dei progetti prima della loro trasmissione al donatore.
  
• Effettuare il controllo di gestione delle sedi e delle attività del progetto, segnalando al Coordinatore Regionale e al Coordinatore Nazionale qualsiasi anomalia e proponendo ipotesi di soluzione.
  
• Assicurare la gestione degli audit esterni coordinando e supportando i diversi Coordinatori Paese.
  

Più precisamente, l'esecuzione della missione comporta le seguenti attività:

• 
  
• Collabora alla stesura dei budget dei nuovi progetti in conformità con la pianificazione e la sostenibilità della Regione e di ogni singolo paese.
  
• Verifica l'esattezza e la completezza dei dati forniti dai paesi per il budget e li trasmette alle unità competenti della sede.
  

Gestione del progetto:

• 
  
• All'inizio del progetto, riceve il piano di approvvigionamento dal Project Manager tramite gli amministratori nazionali, lo verifica assicurandone la conformità con il budget e le procedure necessarie e lo carica negli appositi strumenti interni.
  
• Trasmette agli amministratori paese i costi sostenuti in Italia.
  
• Assicura che i pani di acquisto siano redatti e ne garantisce il monitoraggio tramite le risorse dedicate nel paese.
  
• Assicura una costante coerenza tra i conti dei progetti, dei paesi e della sede, verificandone la concordanza.
  
• Monitora l’aggiornamento delle sovvenzioni da ricevere.
  
• Pianifica e controlla il calendario dei report da sottoporre in Italia e all’estero per i paesi della sua area.
  
• Verifica e approva i report intermedi o finali redatti in loco; finalizza e approva i report finali da inviare dalla sede.
  
• Compila la riconciliazione dei progetti.
  
• Fornisce supporto agli audit effettuati presso la sede per i paesi di riferimento.
  

Coordinamento:

• 
  
• Supporto alla preparazione del budget annuale di ogni singolo paese della Regione e monitoraggio periodico.
  
• Supporta l'organizzazione del lavoro dei Coordinatori Paese fornendo loro orientamenti (priorità, modalità) di lavoro.
  
• Assicura la sostenibilità della Coordinazione Regionale e lo scarico dei servizi della sede di Milano.
  
• Verifica la fattibilità delle percentuali amministrative e delle quote monetarie.
  
• Prepara e verifica i dati contabili e amministrativi puntuali richiesti, evade le urgenze.
  
• Verifica che sia attivo un monitoraggio periodico degli aspetti finanziari di ogni paese di responsabilità e interviene prontamente per aggiornamenti e rettifiche.
  
• Aggiorna i dati sullo strumento interno per l'elaborazione delle schede di budget.
  

Selezione e formazione:

• 
  
• Partecipa alla fase di selezione degli Amministratori Paese.
  
• Partecipa attivamente ai processi di inserimento (onboarding) a distanza per gli amministratori paese e se necessario, degli altri membri del personale amministrativo.
  
• Effettua missioni di inserimento per i nuovi Amministratori Paese.
  
• Supervisiona costantemente e controlla periodicamente il lavoro degli Amministratori Paese, svolgendo attività di formazione continua.
  
• Contribuisce alla valutazione degli Amministratori Paese al termine del contratto e se necessario anche degli altri membri del personale amministrativo.
  
• Effettua missioni di monitoraggio, supporto agli audit e formazione.
  
• Formazione universitaria in Scienze Sociali, Economia/Gestione Aziendale o discipline Tecniche;
  
• Minimo di cinque anni di esperienza professionale pertinente;
  
• Almeno tre anni di comprovata esperienza nel campo dell'aiuto internazionale e dello sviluppo in paesi africani che si trovano in situazioni analoghe;
  
• Padronanza delle procedure dei principali finanziatori (es. UE, ECHO, Agenzie UN);
  
• Eccellente livello di comunicazione orale e scritta, attitudine alla negoziazione, capacità di svolgere più compiti contemporaneamente (multitasking) e grandi doti organizzative;
  
• Comprovata capacità di lavorare in team;
  
• Esperienza di collegamento/relazione con le autorità governative/locali, le OI (Organizzazioni Internazionali) e le ONG;
  
• Comprovata capacità di lavorare in contesti stressanti e sotto pressione;
  
• Eccellente conoscenza della lingua inglese C1-C2;
  
• Eccellente conoscenza del pacchetto MS Office;
  
• Madrelingua italiana o C2;
  
• Domicilio in zona Milano.
  
• Precedente esperienza in una missione COOPI;
  
• Esperienza lavorativa in contesti simili;
  
• Esperienza in materia di logistica, approvvigionamento e sicurezza;
  
• Esperienza nella gestione del personale.
  

COOPI si riserva il diritto di chiudere la posizione prima della data di chiusura delle candidature, una volta ricevuto un numero sufficiente di domande. Si prega di tenere presente che solo i candidati inseriti in short-list verranno contattati.

COOPI Cooperazione Internazionale è un’organizzazione umanitaria italiana laica e indipendente che lotta contro ogni forma di povertà per migliorare il mondo. Fondata nel 1965, oggi COOPI è presente in 27 paesi tra Africa, America Latina e Caraibi e Medio Oriente, con progetti sia di emergenza che di sviluppo portati avanti da staff espatriato, di media oltre 200 persone all’anno, e staff nazionale. xysqume I principali finanziatori istituzionali sono l’Unione Europea – ECHO e INTPA – USAID, le agenzie dell’ONU, il Governo italiano, gli Enti locali e altri Governi Europei.

Amministratore/amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa

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