Office Assistant - Categoria Protetta (L.68/99)
Per una realtà metalmeccanica internazionale, strutturata e in costante crescita, ricerchiamo una figura di Office Assistant.
Continui a leggere per scoprire di cosa avrà bisogno per avere successo in questa posizione, incluse competenze, qualifiche ed esperienza.
La persona selezionata rappresenterà il primo punto di contatto dell’azienda, contribuendo a garantire un’accoglienza professionale e un efficace supporto organizzativo alle attività quotidiane.
Principali responsabilità
- accoglienza e registrazione di clienti, fornitori, visitatori e collaboratori esterni, garantendo professionalità;
- gestione del centralino aziendale, filtro e smistamento delle chiamate verso i referenti interni;
- organizzazione e preparazione delle sale riunioni, coordinamento degli incontri aziendali e supporto logistico durante meeting ed eventi interni;
- gestione della posta in entrata e in uscita, dei corrieri e della documentazione aziendale cartacea e digitale;
- supporto alle attività di segreteria generale e back office amministrativo, inclusa la predisposizione e l’aggiornamento di documenti e report;
- supporto alla gestione di agende, appuntamenti, prenotazioni e trasferte aziendali, con coordinamento di viaggi, hotel e spostamenti;
- attività di archiviazione documentale, inserimento dati e aggiornamento dei sistemi informativi aziendali;
- supporto operativo ai diversi dipartimenti aziendali, facilitando il coordinamento delle attività quotidiane e delle comunicazioni interne;
- supervisione degli spazi comuni e interfaccia con fornitori esterni per esigenze operative e organizzative;
- collaborazione nella gestione delle procedure interne e nel mantenimento degli standard organizzativi aziendali;
- gestione della documentazione nel rispetto della GDPR e della normativa privacy vigente.
Requisiti richiesti
- Diploma di scuola superiore;
- esperienza, anche breve, maturata in ruoli di reception, front office;
- buona conoscenza della lingua inglese;
- buona padronanza dei principali strumenti informatici, del pacchetto Office e dei sistemi di gestione documentale. xysqume
Completano il profilo professionalità, riservatezza, precisione, capacità organizzative, predisposizione al contatto con il pubblico e al lavoro in team, unitamente a ottime doti comunicative e relazionali e alla capacità di gestire le priorità in un ambiente dinamico e strutturato.
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