Office Manager & Sales Assistant

Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant: un ruolo centrale e trasversale a diretto contatto con il management pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta lazienda.

Di cosa ti occuperai:

1) Gestione ufficio e facility

• Gestione operativa dellufficio di Milano (rapporti con la proprietà acquisti fornitori)
• Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team)
• Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio

2) Amministrazione e finance

• Gestione pagamenti aziendali (stipendi fornitori adempimenti) tramite bonifici carte di credito e home banking con relativo rapporto con la banca
• Elaborazione mensile delle note spese aziendali
• Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA DURC visura camerale assicurazioni) e adempimenti vari in coordinamento con lo studio fiscale

3) Eventi e comunicazione interna

• Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti logistica catering prenotazione spazi)
• Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali avvisi informazioni)

4) Qualità sicurezza e compliance

• Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO 9001
• Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione supporto rinnovo DVR coordinamento visite mediche del team
• Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG)

5) HR operations e people support

• Punto di contatto per il team italiano su:
  • Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni policy aziendali e di sicurezza)
  • Coordinamento con lIT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche
  • Rapporti con fornitori di hardware e telefonia
  • Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto fondi sanitari e assistenziali)
  • Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione manutenzione contratti sinistri)
  • Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto

6) Supporto commerciale (Sales Assistant)

• Organizzazione dellagenda del management
• Supporto allaggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM)
• Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti
• Elaborazione revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati nel rispetto delle scadenze

Qualifications :

Formazione ed esperienza:

• Laurea o diploma (in ambito economico giuridico o linguistico è un plus ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo)
• Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager Executive/Team Assistant Administrative Assistant)
• Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus

Competenze linguistiche:

• Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato)
• Conoscenza del francese come plus

Competenze tecniche/informatiche:

• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel PowerPoint Outlook Teams)
• Familiarità con piattaforme di home banking
• Gradita esperienza con CRM
• Gradita conoscenza base di contabilità/note spese

Ulteriori caratteristiche:

• Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana
• Ottime capacità organizzative precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo
• Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare capacità di lavorare con interlocutori diversi (management team fornitori clienti)
• Naturale predisposizione allaccoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dellufficio

Informazioni aggiuntive :

Ulteriori informazioni

Lavorando in Sia troverai:

• Un percorso di carriera dinamico e meritocratico basato sulle performance
• Un ambiente di lavoro realmente internazionale dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale allinterno di Team multidisciplinari
• Una continua crescita e un forte spirito imprenditoriale
• Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti
• Un luogo che abbraccia la concezione di lavoro flessibile e fa propri valori come la fiducia lautonomia e il rispetto tra le persone
• Un ambiente dove la diversità e linclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo

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Sia is an equal opportunity employer. All aspects of employment including hiring promotion remuneration or discipline are based solely on performance competence conduct or business needs.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time

Experience: years
Vacancy: 1