Polonord Adeste Srl is a dynamic company based in Castel Maggiore, Bologna, operating in the production and commercialisation of medical devices, diagnostic tests and protective equipment. We are a young, fast-moving team working in a regulated and international environment, with a practical, hands-on approach and a strong focus on quality, reliability and continuous improvement.
We are looking for an Administrative Office Manager to join our team and take responsibility for the company’s administrative, accounting and reporting activities.
The successful candidate will coordinate a small team of four people: two remote team members working in English and two on-site team members working in Italian. While operational tasks will be shared across the team, the final responsibility for the accuracy, timing and quality of the administrative office’s work will remain with the Administrative Office Manager.
The Administrative Office Manager will be responsible for supervising, coordinating and, where necessary, directly managing the following activities:
This role requires strong organisational and communication skills. The Administrative Office Manager will be expected to assign tasks, monitor progress, follow up on deadlines and ensure that both the remote and on-site team members are aligned.
The role involves working daily in both English and Italian, so the ability to communicate clearly and confidently in both languages is essential.
Requirements
Solid experience in administration, accounting or finance office management
Good knowledge of Italian accounting principles and VAT procedures
Experience with accounts payable, accounts receivable, bank reconciliations and accounting entries
Familiarity with intra-EU and extra-EU purchase invoice management
Experience coordinating people, tasks and deadlines
Good command of Google Sheets or similar spreadsheet tools
Ability to work with project management tools and structured reporting systems
Fluent Italian and professional English
Strong attention to detail, reliability and sense of responsibility
Practical, proactive and process-oriented mindset
Nice to Have
Administrative Office Manager • Castel Maggiore, Metropolitan City of Bologna, IT
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